EcoVadis文件指南是EcoVadis评估流程中的重要组成部分，旨在帮助企业了解如何提供与评估相关的支持性文件，

以证明其企业社会责任管理体系的质量。本文将继续从文件保密、平台导览、检查清单以及常见问题解答等方面，

对EcoVadis文件指南进行详细介绍。

五、文件保密

在EcoVadis的评估流程中，文件保密是一个至关重要的环节。EcoVadis承诺保护企业的数据安全，确保企业提供的

支持性文件不会被未经授权的人员访问或泄露。

1.保密原则：

EcoVadis严格遵守保密原则，确保企业提供的所有信息都得到妥善保管。评估过程中所涉及的所有文件和数据都将在

安全的服务器上存储，并受到严格的访问控制。

2.文件使用范围：

企业上传的支持性文件将仅用于EcoVadis的评估目的，不会用于其他任何用途。EcoVadis的分析师将审查这些文件，

以验证企业在问卷中所作的声明。

3.文件共享选项：

在上传文件时，企业可以选择是否与请求公司或贸易伙伴共享这些文件。然而，对于改进行动计划文件，一旦上传，

请求公司或贸易伙伴将自动看到这些文件。

4.隐私法遵守：

为了遵守隐私法，企业可以在提供用于评估的文件中编辑涉及个人或敏感业务的信息。EcoVadis理解并尊重企业的隐私权，

将确保这些信息在评估过程中得到妥善处理。

5.信任中心

EcoVadis设立了信任中心，提供有关其在质量和信息安全倡议方面的最新信息。企业可以在信任中心查看和下载EcoVadis

的最新版本的ISO 9001和ISO 27001证书，以了解其数据安全和质量管理方面的承诺。

六、平台导览

EcoVadis的评估平台为企业提供了一个便捷的方式来管理其支持性文件，并跟踪评估进度。以下是对平台功能的简要介绍：

1.添加文件：

在问卷中，大多数回答都要求企业添加至少一份支持性文件作为证明。企业可以从文件库中选择现有文件或上传新文件来支持其答案。

在添加文件时，企业应指示可以找到该证据的页码，并添加相关评论以帮助分析师更好地理解文件内容。

2.管理文件：

企业上传的所有文件都可以在文件库中查看和管理。文件库可用于查看、编辑或删除已上传的评估文件，并查看每份文件已附加至哪些答案。

如果一个文件未附加到任何答案上，则该文件不会被纳入分析之列。

3.检查缺少的附件或信息：

在提交问卷之前，企业应检查是否有任何缺少的附件或信息。EcoVadis的评估平台会提供红色或黄色图标来指示哪些答案缺少支持性文件或

未标记可找到证据的页码。企业应确保所有必答问题都已回答，并附加了适当的支持性文件。

4.提交页面：

提交页面提供了进度概况，帮助企业确定是否有任何未回答的必答问题及遗漏的信息。在提交之前，企业应仔细检查该页面以确保所有信息都

已完整填写并附加了适当的文件。

七、检查清单

为了确保企业提供的支持性文件符合EcoVadis的要求，以下是一份检查清单，供企业在准备和提交文件时参考：

1.核实文件关联性：企业应核实所有上传的支持性文件都与公司的企业社会责任管理体系相关，并能够验证问卷中的声明。

2.确认文件可信性：企业应确保这些文件是正式、可信的，并且完全融入于公司的企业社会责任管理体系中。

3.了解评估范围：企业应了解公司的评估范围，并确保提供的文件涵盖了该范围内的所有相关运营场所。

4.检查文件格式和大小：企业应确保所有文件都符合可接受的文件格式和大小要求，并处于最新状态（仍在规定的有效期内）。

5.上传新文件：企业应将所有新文件上传到文件库，并将其附加到评估问卷的相应回答中。

6.确认文件保密性：企业应确认了解文件将被保密，并仅用于评估目的。

7.遵守法律法规：企业应确保上传的文件符合适用的法律法规要求。

8.避免合并或重复文件：企业应确保没有合并或重复文件，并将所有适当的回答都链接到至少一个相关和有效的文件上。

9.检查之前评估的文件：对于重新评估的企业，应检查之前评估中提供的所有文件的有效性和合格性，并在当前评估中重复使用了相关文件。

10.上传改进行动计划文件：如果企业正在参与改进行动计划，则应确保将相关的文件上传到评估平台，并将其链接到适用的问卷答案中。