EcoVadis文件指南是EcoVadis评估流程中的重要组成部分，旨在帮助企业了解如何提供与评估相关的支持性文件，

以证明其企业社会责任管理体系的质量。本文将详细介绍EcoVadis文件指南的内容，包括评估范围、支持性文件的

规范与要求、文件保密、平台导览以及检查清单等关键方面。

一、EcoVadis评估流程简介

EcoVadis评估流程是一个合作式平台，按照ISO26000社会责任指南评估供应商的表现。该流程旨在评估企业的企业社会

责任管理体系的质量，包括政策、行动和结果三个方面。在评估问卷中，企业需要提供文件来支持其回答，EcoVadis的

分析师将检查这些文件以验证企业所作的声明。

EcoVadis评估范围涵盖企业运营场地的环境、劳工与人权、商业道德和可持续采购等主题方面的表现。评估范围需要根据企业规模、

位置和行业进行定制，以确保评估的准确性和有效性。

二、评估范围

评估范围是EcoVadis评估流程的基础，它决定了企业收到的问卷内容和所需提供的支持性文件。企业必须明确定义评估范围，

特别是如果企业是某个拥有多个运营场所的集团的一部分。评估范围应包括所有与可持续性风险相关的运营场所，这些场所必须

有正式的法律实体名称。

在确定评估范围时，企业应考虑以下标准：

1.运营场所就可持续性风险而言必须是相关的，这取决于其业务活动。

2.运营场所必须有正式的法律实体名称。

对于综合性大企业或横跨完全不同行业的大公司，建议分别对不同的子公司或业务部门进行评估，前提是它们具有正式的法律实体名称。

制造业集团下的商业实体或营销实体（如销售办事处、贸易代理商）也应纳入评估范围。然而，政府组织或非政府组织、产品名称、

商业品牌或商标等实体则不在评估范围内。

了解评估范围非常重要，因为评估范围会影响企业收到的问卷，并决定哪些文件将被用于评估。如果仅由企业的子公司、站点或母公司提供证据，

企业的企业社会责任表现可能会在评估中被低估或高估。

三、支持性文件的规范与要求

支持性文件是证明企业对其社会责任管理体系声明的关键。因此，确保所提供的文件与评估问题高度相关非常重要。

1.相关性：文件应与相应的评估范围相关，并包含公司名称。同时，文件应与一个或多个EcoVadis评估标准相关。

2.时效性：有关政策和行动的文件不应超过八年，有关结果/KPI报告的文件不应超过两年（适用于当前和过去的评估文件）。

3.可信性：文件应形式正式且完全融入企业的企业社会责任管理体系中，真实、预先存在且内容完整。EcoVadis不接受为评估而特地创建的文件。

在提供文件时，企业应注意避免以下常见问题：

1.文件未提供与企业社会责任管理体系相关的信息，或与EcoVadis评估标准无关。

2.文件所包含的企业社会责任信息来自评估范围之外。

3.没有充分证据证明该文件属于被评估公司。

4.政策文件没有发布/复查日期，或是在提交前1个月内发布。

5.文件已过时或未定期更新。

6.文件不完整或合并多个文件作为一个支持性文件上传。

四、文件准备与上传

在准备和上传文件时，企业应遵循以下建议：

1.检查以前的评估文件：只要在有效期内，不需要添加不同年份的相同政策或行动文件，除非它们已经更新或重建。

2.优先提交重要文件：从可以为多个问题提供支持性证据的文件开始，如企业社会责任报告或年度报告、行为准则等。

3.避免上传合并文件：合并文件不会被纳入评估中。应独立附加每份文件，除非是多个营运场所的证书合集或整合绩效报告。

4.文件格式与大小：请上传可编辑文本格式的文件，文件大小不能超过30MB。接受的文件格式包括docx、doc、xls、xlsx、pdf等。

5.语言：接受所有语言的文件，但图片或扫描的文件不能保证得到分析。对于英语、法语、中文、西班牙语、德语和日语文件，也可上传不可编辑格式的文件。

6.加密：确保已上传文件没有密码保护或损坏。

7.将文件链接到回答：确保将支持文件链接到相关且正确的问卷回答，且一份文件可已连接到多个回答。